Paprasti dokumentai, nesudėtingos ataskaitos, įprasti įrašai apskaitos registruose – tai atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis apskaita. Daugeliui buhalterių – tai kasdienis darbas, kuriam atlikti nereikia aukštos kvalifikacijos ir išsamių finansinės apskaitos bei mokesčių apskaičiavimo žinių. Darbas su atskaitingais asmenimis ir jų dokumentų tvarkymas valdymu reikalauja daugiau organizacinių įgūdžių ir veiksmingo kontrolės mechanizmo, kad atskaitingi asmenys pateiktų tinkamus dokumentus ir atsiskaitytų laiku. Straipsnyje aptarsime svarbiausius atsiskaitymo su atskaitingais asmenimis organizavimo ypatumus.

 

Įmonės atskaitingi asmenys – tai darbuotojai, kurie atlikdami tam tikras darbo funkcijas gauna ar išmoka grynuosius pinigus. Šie darbuotojai paprastai disponuoja tam tikra įmonės pinigų suma, kad galėtų sumokėti už įmonės perkamas prekes, suteiktas paslaugas, mokėti avansus įmonės vardu, apmokėti įmonės skolas grynaisiais pinigais

 

Atskaitingu asmeniu gali tapti kiekvienas įmonės darbuotojas, paskirtas įmonės vadovo įsakymu. Tik tiems darbuotojams, kuriuos vadovas savo įsakymu paskyrė būti atskaitingais, išduodami pinigai iš įmonės kasos ar sąskaitos banke ir leidžiama atlikti mokėjimus įmonės vardu. Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės (LRV nutarimas Nr. 179, 2000 02 17) nenurodo, kokiems darbuotojams ir kokios pinigų sumos gali būti išduodamos iš įmonės kasos, tačiau reikalauja, kad atskaitingi asmenys atsiskaitytų vyriausiojo buhalterio nustatyta ir ūkio subjekto vadovo patvirtinta tvarka ir terminais. Taigi įmonėje turi būti žinoma, kas iš darbuotojų yra paskirti atskaitingais asmenimis, taip pat turi būti nustatyta jų atsiskaitymo tvarka.

 

 

Atskaitingų asmenų atsiskaitymo tvarkoje būtina aptarti kelis svarbiausius dalykus:

 

– atskaitingų asmenų grupės. Vieni darbuotojai priima grynuosius pinigus iš pirkėjų už parduotas prekes ar paslaugas, kiti – moka pinigus įmonės vardu už įmonei suteiktas paslaugas ar perkamas prekes. Jų darbo funkcijos yra skirtingos, todėl jiems nustatomi skirtingi ataskaitų pateikimo ir atsiskaitymo reikalavimai;

 

– atskaitingiems asmenims išduodamų pinigų sumų dydžiai. Darbuotojams išduodamų avansų sumos gali skirtis. Paprastai kiekvienam jų, atsižvelgiant į vykdomas darbo funkcijas, nustatomos skirtingos per mėnesį išmokamų avansų sumos. Per mėnesį išmokamo avanso dydis gali būti nustatomas pačiame įmonės vadovo įsakyme, kuriuo darbuotojas skiriamas atskaitingu asmeniu, o tvarkoje aptariama galimybė avansą išmokėti dalimis, mėnesio avanso sumos išmokėjimo kontrolė, kuri pavedama buhalterijos darbuotojams, bei nepanaudotos avanso dalies perkėlimas į kitą ataskaitinį laikotarpį ar grąžinimas į įmonės kasą;

 

– jei reikia, nustatomos atskaitingų asmenų naudojamų dokumentų formos. Kai darbuotojai priima grynuosius pinigus iš pirkėjų, jis naudoja pinigų priėmimo kvitus. Jeigu pinigai priimami iš kitų įmonės darbuotojų (atskaitingų asmenų), gali būti naudojami pačios įmonės parengti ir patvirtinti dokumentai;

 

– atsiskaitant pateikiamos ataskaitos forma ir jos pildymo reikalavimai. Ataskaitos formą ir jos pildymo taisykles įmonės nustato pagal savo poreikius ir veiklos specifiką. Atskaitingų asmenų, kurie priima pinigus iš pirkėjų, ataskaita skiriasi nuo atskaitingo asmens, kuris perka įmonei, pavyzdžiui, kanceliarines ar ūkines prekes, ataskaitos. Pirmuoju atveju didžiausia ataskaitos dalis bus skirta pinigų gavimui parodyti: joje pateikiami pirkėjų rekvizitai, jiems išrašytų pinigų priėmimo kvitų, o gal ir PVM sąskaitų faktūrų duomenys ir gautos sumos. Antruoju atveju pagrindinė ataskaitos dalis skiriama dokumentų, pagal kuriuos buvo atlikti mokėjimai, rekvizitams ir sumoms parodyti;

 

– ataskaitos pateikimo dažnumas ir terminai. Kaip dažnai atskaitingi asmenys turi pateikti buhalterijai užpildytą ataskaitą ir pinigų gavimo ar mokėjimo dokumentus, kiekviena įmonė nustato pati. Tai priklauso nuo atskaitingų asmenų skaičiaus įmonėje, pateikiamų dokumentų kiekio ir apskaitos organizavimo ypatumų. Dažniausiai atskaitingi asmenys pateikia avanso apyskaitas bent kartą per mėnesį, nes tai susiję pirkimo PVM atskaitos deklaravimu;

 

– prievolės grąžinti pinigų likutį nustatymas ir atsiskaitymo su atskaitingu asmeniu terminai. Kad būtų užtikrinta įmonės turto apskaita bei saugumas ir nepažeistos darbuotojų teisės, ši tvarka nustato, ar atskaitingas asmuo privalo kiekvieną kartą pateikęs avanso apyskaitą grąžinti nepanaudoto avanso likutį ir per kiek laiko įmonės buhalterija turi atsiskaityti su darbuotoju, kuris išleido daugiau pinigų nei jam buvo išduota,.

 

Vadovo įsakymu paskirti atskaitingi asmenys su tokia tvarka, kaip ir su kitais įmonės vidiniais teisės aktais, supažindinami pasirašytinai, o šios tvarkos laikymosi kontrolė pavedama vyriausiajam buhalteriui ar kitiems buhalterijos darbuotojams. Be to, kiekvienoje buhalterijoje sudaromi atskaitingų asmenų sąrašai. Sudaryti tokius sąrašus nereikalauja joks teisės aktas, tačiau vykdant atsiskaitymų su atskaitingais asmenimis apskaitą, šie sąrašai yra būtini. Kai kurie į tokį sąrašą įtraukti atskaitingi asmenys privalės pateikti avanso apyskaitas tik kartą per mėnesį (paskutinę mėnesio dieną), kiti – vos ne kasdien, kad nupirktos žaliavos ar prekės būtų laiku pajamuojamos įmonės sandėlyje ir, sutvarkius jų dokumentus, perduodamos į gamybos ar prekybos padalinius. Todėl atskaitingų asmenų atsiskaitymo kontrolei užtikrinti sudaryti darbuotojų, kuriems yra nustatyti skirtingi atsiskaitymo reikalavimai ir terminai, sąrašai palengvina visos buhalterijos ir kitų įmonės padalinių darbą.

 

 

Kartais įmonėje pasitaiko nemalonių situacijų, kai, atskaitingam asmeniui neatsiskaičius už gautus pinigus, tenka imtis tam tikrų priemonių siekiant išieškoti susidariusią skolą. Dažnai atskaitingi asmenys paprasčiausiai neskuba pateikti avanso apyskaitos laiku. Šie darbuotojai žino įmonės nustatytą tvarką, su ja susipažino ir įsipareigojo vykdyti, todėl už jos pažeidimus gali būti baudžiami drausmine tvarka. Reikia tik nepatingėti tokį pažeidimą dokumentuoti ir daugiau atskaitingas asmuo tikrai nepamirš, kad mėnesiui pasibaigus buhalterijai reikia pateikti „popierius“.

 

Kitas atvejis, kai darbuotojas, gavęs avansą, negali pateikti jokių išlaidas patvirtinančių dokumentų ir negrąžina pinigų likučio nustatytais terminais, yra gerokai keblesnis. Gerai, jei negrąžinto avanso likutis nėra didelis: jį bus galima išskaičiuoti iš darbuotojo darbo užmokesčio. Jei nepanaudoto avanso suma neviršija atskaitingo asmens vieno mėnesio vidutinio darbo užmokesčio dydžio, tai jį išskaityti iš atlyginimo galima administracijos nurodymu, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo tos dienos, kurią baigėsi nustatytas avanso grąžinimo ar skolos padengimo terminas (DK 224 str. 2 d.). Todėl skiriant darbuotoją atskaitingu asmeniu ir nustatant per tam tikrą laikotarpį jam išduodamų pinigų (ar avanso likučio) limitą, svarbu atsižvelgti į to darbuotojo mėnesio darbo užmokesčio dydį.

 

 

Atskaitingam asmeniui patikimas įmonės turtas – pinigai, už kuriuos jis atsako. Todėl darbuotojas, kuris buvo paskirtas įmonės vadovas įsakymu ir susipažino su atsiskaitymo tvarka, privalo laikytis įmonės nustatytų taisyklių, t. y. naudoti jam išduotus pinigus pagal paskirtį, turėti išlaidas patvirtinančius dokumentus, laiku pateikti gautų ir panaudotų pinigų ataskaitą, laikytis kitų reikalavimų, kuriuos nustato įmonės vyr. buhalterio parengta ir vadovo patvirtinta atskaitingų asmenų atsiskaitymo tvarka. Jeigu darbuotojas nesilaiko šių reikalavimų, gali atsirasti jo materialinė atsakomybė. Darbo kodekso 245 straipsnyje pasakyta, kad materialinė atsakomybė atsiranda dėl teisės pažeidimo, kuriuo vienas darbo santykio subjektas padaro žalą kitam subjektui, neatlikdamas savo darbo pareigų arba netinkamai jas atlikdamas. Atskaitingų asmenų materialinė atsakomybė gali atsirasti dėl turto netekimo, netinkamo materialinių vertybių saugojimo, netinkamos materialinių vertybių ar pinigų apskaitos, kitokių darbo tvarkos taisyklių, pareiginių ar kitų instrukcijų pažeidimo ir šie asmenys privalės atlyginti dėl minėtų priežasčių įmonės patirtą materialinę žalą (DK 253 str.).

 

Jeigu darbuotojas padaro žalos įmonei, jo materialinė atsakomybė atsiranda net ir tuo atveju, jei su darbuotoju nėra sudaryta materialinės atsakomybės sutartis. Tačiau šiuo atveju atlygintinos materialinės žalos dydis yra ribojamas – jis turi būti ne didesnis kaip žalą padariusio darbuotojo trys vidutiniai mėnesiniai darbo užmokesčiai(DK 254 str.). Visą žalą atskaitingas asmuo privalės atlyginti tuomet, jeigu ją padarė tyčia, jei žala padaryta nusikalstama veika arba žalą padarė darbuotojas, su kuriuo sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis. Šie ir kiti atvejai, kai darbuotojai privalo atlyginti visą įmonei padarytą materialinę žalą, paminėti DK 255 straipsnyje.

 

Susipažinus su Darbo kodekso nuostatomis, galima daryti išvadą, kad visais atvejais, kai darbuotojui yra patikimos materialinės vertybės ir jo darbo funkcijos yra susijusios su šių vertybių naudojimu, naudinga sudaryti visiškos materialinės atsakomybės sutartis. Jeigu įmonėje tokios sutartys nesudaromos, tai nustatant atskaitingiems asmenims išduodamų avansų sumas (per savaitę, mėnesį, ketvirtį, metus) reikėtų jas palyginti su darbuotojo vidutinio darbo užmokesčio dydžiu, nes būtent juo bus skaičiuojamas atlygintinos žalos dydis, jeigu atskaitingas asmuo neatsiskaitytų.

 

Paprastai atskaitingi asmenys, kurie praranda ar tiesiog savo reikmėms išleidžia jiems išduotus įmonės pinigus, žalą atlygina geruoju. Tačiau jeigu nepavyksta su tokiu darbuotoju susitarti, tenka jo išeikvotus pinigus išieškoti. „Darbuotojo padaryta ir jo gera valia šalių susitarimu natūra arba pinigais neatlyginta žala, neviršijanti jo vidutinio mėnesinio darbo užmokesčio, gali būti išskaitoma iš darbuotojui priklausančio darbo užmokesčio darbdavio rašytiniu nurodymu. Darbdavio nurodymas išieškoti šią žalą gali būti priimamas ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo žalos paaiškėjimo dienos“ (DK 258 str. 1 ir 2 p.). Jeigu darbdavys pavėluos priimti sprendimą dėl žalos išieškojimo iš darbo užmokesčio, teks kreiptis į teismą. Taip pat į teismą reikės kreiptis ir tuo atveju, jeigu žalos dydis bus didesnis nei darbuotojo vieno mėnesio vidutinis darbo užmokestis, nes padarytai žalai atlyginti įmonės iš darbuotojo darbo užmokesčio gali išskaityti tik vieno vidutinio atlyginimo dydžio sumą. Žinoma, tokių kraštutinių priemonių reikės griebtis tik tada, jeigu darbuotojas geranoriškai nesutiks atlyginti padarytos žalos. Be to, visais atvejais reikia nepamiršti konstatuoti žalos padarymo fakto. Kai darbuotojas pagal įmonės nustatytą tvarką negrąžina nepanautų pinigų likučio ar įmonės buhalterijai nepateikia išlaidas pagrindžiančių dokumentų, reikalingos administracinės priemonės: reikia pareikalauti atskaitingo asmens pasiaiškinimo, apie darbuotoją, kuris nesilaiko įmonėje nustatytos tvarkos, pateikti tarnybinį pranešimą, galbūt net sudaryti komisiją, kuri nustatys darbuotojo įmonei padarytą materialinę žalą, o išskirtiniais atvejais kreiptis ir į teisėsaugos pareigūnus.

	Kai su atskaitingu asmeniu sudaryta visiškos materialinės atsakomybės sutartis	Kai su atskaitingu asmeniu visiškos materialinės atsakomybės sutartis nesudaroma
Materialinės žalos padarymo atveju	Atskaitingas asmuo privalo atlyginti visą įmonei padarytą materialinę žalą, neatsižvelgiant į žalos dydį.	Darbuotojas privalo atlyginti visą padarytą žalą, bet ne daugiau kaip jo trijų vidutinių mėnesinių darbo užmokesčių dydžio, išskyrus atvejus, kai atskaitingas asmuo: žalą padarė tyčia; žalą padarė nusikalstama veika, kuri yra konstatuota Baudžiamojo proceso kodekso nustatyta tvarka; žalą padarė neblaivus arba apsvaigęs nuo narkotinių ar toksinių medžiagų; jei tai nustatyta kolektyvinėje sutartyje.
Materialinės žalos išieškojimas	Darbuotojo padaryta ir jo gera valia šalių susitarimu natūra arba pinigais neatlyginta žala gali būti išskaitoma iš darbuotojui priklausančio darbo užmokesčio, neviršijant jo vidutinio mėnesinio darbo užmokesčio dydžio, darbdavio rašytiniu nurodymu.

 

 

Įmonės buhalterijai kyla problemų, kai pagal avanso apyskaitą atskaitingo asmens nepanaudoto avanso likutis yra gerokai didesnis nei jo išlaidos per mėnesį (ar metus), pavyzdžiui, darbuotojo išlaidos perkant prekes ir atliekant kitokius mokėjimus per mėnesį yra vos tūkstantis ar pusantro tūkstančio litų, o kiekvieno mėnesio pabaigoje nepanaudotų pinigų suma avanso apyskaitoje siekia dešimtis ar šimtus tūkstančių litų. Tokių atskaitingų asmenų pasitaiko bent kas dešimtoje įmonėje. Paprastai tai būna įmonių vadovai.

 

Nesinori savo išvadomis užbėgti mokesčių administratoriui už akių, tačiau kyla klausimas: ar tokios atskaitingų asmenų skolos savo įmonei nėra panašios į ilgalaikes beprocentes paskolas? Nuo šių metų pradžios pagal pakeistą Gyventojų pajamų mokesčio įstatymą nauda, kurią gauna darbuotojas suteikus jam beprocentę paskolą, laikoma pajamomis natūra. Na, o jeigu „paskolos“ gavėjas – darbuotojas (o atskaitingas asmuo ir yra įmonės darbuotojas), tai šios pajamos natūra laikomos susijusiomis su darbo santykiais. Todėl „ilgalaikiai“ atskaitingų asmenų įsipareigojimai kelia grėsmę įmonei mokėti net kelių rūšių mokesčius: gyventojų pajamų mokestį, socialinio draudimo įmokas ir įmokas į Garantinį fondą.

 

 

Nereta situacija, kai atskaitingi asmenys, pirkdami prekes ir apmokėdami įvairias įmonės išlaidas, išleidžia daugiau pinigų nei jiems buvo išduota avanso. Įmonė privalo kaip įmanoma greičiau atsiskaityti su tokiu darbuotoju ir įvykdyti įsipareigojimą jam. Atsiskaitymo su atskaitingu asmeniu terminai nustatomi įmonės vadovo patvirtintoje atskaitingų asmenų atsiskaitymo tvarkoje vadovaujantis protingumo kriterijumi, atsižvelgiant į atskaitingų asmenų ataskaitų pateikimo terminus ir įvertinus realias galimybes kaip įmanoma greičiau patikrinti ir patvirtinti pateiktas ataskaitas, kuriose apskaičiuojama atskaitingo asmens skola įmonei ar įmonės skola darbuotojui.